Los costos, esos incomprendidos

 

Buenas tardes amigos, he aquí la segunda entrega de éste blog. A propósito de nuestro próximo evento el 3 y 4 de Mayo, nuestro curso denominado Costos y Precio, he considerado pertinente platicar un poco sobre el tema.

Dada la amplitud del tema y que no siempre hay acuerdos sobre como llevar los costos, trataré de delimitar un poco mi exposición refiriéndome básicamente al tema de costos en las empresas de transformación. En blogs posteriores hablaremos de los costos en las empresas de servicios y comercializadoras.

Mientras que en las grandes empresas, y la mayoría de las medianas, se sigue un proceso formal de registro de gasto y costo, con un catálogo de cuentas muy bien definido, en la pequeña industria se lleva de manera tan general, y a veces caótica, que es difícil determinar el costo de un producto en específico.

Calcular los costos y saber con detalle cuanto nos cuesta producir un producto en específico tiene muchas ventajas. Es común que tengamos una oferta que abarque un buen abanico de productos, si los fabricamos todos y calculamos los costos, veremos que no todos nos cuestan igual. Depende de la materia prima, el equipo utilizado, la mano de obra requerida, los problemas de calidad y proceso, etc. Cada producto tiene su propia historia.

Los costos son vitales en el proceso de cotización para determinar el precio y la utilidad. Un método frecuente que me he encontrado para cotizar, sobre todo en las empresas familiares, es que el dueño determina los precios basado en el costo primo, es decir materia prima y mano de obra, y sobre eso calcula un porcentaje, que agregado a los costos mencionados, le dará como resultado el precio a ofrecer. Dado que esto lo hacen sobre la experiencia que han tenido al desplazar el producto, generalmente aciertan.

Si el producto fabricado va directo al mercado de consumo general, lo que determinará la validez o competitividad del precio será el mercado. Este método funciona de manera global. Sin embargo, mi experiencia me ha mostrado que hay diferentes variables que pueden afectar las expectativas iniciales. Una de ellas es la mezcla del producto, Hemos dicho que cada producto tiene su propia historia, y en los costos, no hay nada mas verdadero. Los precios se calculan sobre condiciones ideales, tiempos estimados, materia prima con un desperdicio y merma a veces calculados y a veces no, generalmente esperando que no haya problemas de proceso, etc. Desgraciadamente, la realidad es muy diferente. Siempre habrá el proveedor que por x causa se atrasa y no entrega a tiempo, lo que te obliga a traer material de una fuente diferente, encareciendo el producto, siempre habrá una máquina que se descompone y afecta tu ritmo de producción y entrega, encareciendo los costos de mano de obra por los tiempos extras requeridos, y de logística por las entregas de emergencia, pero sobre todo, siempre hay gastos ocultos, impllícitos, que al no haber sido considerados en el precio, afectan la utilidad esperada.

Así, mientras la mezcla de la demanda se mantiene estable, tu utilidad y tus costos se mantendrán más o menos estable, dependiendo esto del control interno de tu proceso, pero sucede que a veces la mezcla de la demanda cambia, en ocasiones repentina, dramáticamente y es fácil darse cuenta que algo cambio, pero a veces el cambio es paulatino. Es aquí donde toma importancia el hecho de controlar adecuadamente los gastos y los costos.

Digamos por ejemplo, que nosotros ofrecemos al mercado 10 productos, denominados 1, 2, 3.......10. y digamos que al costo de la materia prima y mano de obra le agregamos a todos un 200% del costo primo para determinar el precio. Aún con ese margen, en la realidad cada producto tendrá su propio costo real, haciendo que al final la utilidad por producto varíe. Digamos que todos los productos obtienen una utilidad real antes de impuesto del 30%, pero que por la naturaleza del proceso, de la materia prima y la especialización de mano de obra requerida, el producto 3 tiene una utilidad del 10% y el 7 solo tiene una utilidad de 4%. Digamos además que estos dos productos, son los de menor demanda. El dueño podría pensar, bueno, estoy ganado suficiente con los otros productos que tienen un mayor requerimiento, así que puedo soportar que estos productos no ganen tanto. El producto 7 lo venderé más como un servicio al cliente.

Pero que pasa si el mercado cambia, y la demanda de los productos 3 y 7 se incrementa más de lo esperado y las ventas de los otros productos se caen? lo más seguro es que empiece a operar con pérdida. Aunque parece extremo, sucede frecuentemente. Por ello es necesario que desde el principio, cada ítem sea capaz de generar su propia utilidad sin depender del vaivén de los demás.

Sin embargo, calcular los costos de ingeniería no es tan simple, se requiere que cada producto haya sido debidamente analizado desde el punto de vista ingenieril, que tengamos perfectamente definida la estructura de materiales (cuanto lleva de cada cosa, cuanta merma y cuanto desperdicio está calculado, esto se denomina estructura del producto. Por otro lado debemos saber los procesos que están involucrados en la fabricación del producto, en qué máquina, con qué herramienta, cuanto tiempo, y en que orden; esto se denomina ruta de proceso. Luego está la mano de obra directa, el tipo de empleado que hará las operaciones indicadas en la ruta, su costo por hora incluidas las prestaciones. Estos son costos directos. 

Viene lo mas complicado que son los costos indirectos. Ahí van a estar incluidos los lubricantes, la energía eléctrica, la renta del local, o su amortización, la depreciación del equipo, los costos de mantenimiento, el personal de apoyo a la producción como ingeniería, calidad, compras, almacenes, los administrativos, etc. Hay muchas cosas que pueden saltarse a la hora de calcular los indirectos, para ello son necesarios los catálogos de cuenta.

Una práctica sana será que todo, o la mayoría de las compras, se realicen por requisición de compra, y que los gastos como combustibles, aceites, mantenimientos a vehículos, multas, etc siempre sean relacionados con un proyecto, cliente, departamento o algo que permita identificar porque y para que  fue el gasto.

Los catálogos de cuentas nos ayudan a direccionar adecuadamente los gastos. En mis anteriores trabajos, sería interminable contar las veces que las personas de contabilidad me han buscado para que les ayude a determinar para qué fue una compra en específico, para qué sirve o porque se compró. Una requisición de compra bien diseñada, evita ese trabajo adicional para los contables y los operativos.

Finalmente, si controlamos los gastos y costos a través de los catálogos de cuentas, hacer el presupuesto anual será una tarea mucho mas sencilla de lo que ahora es, si es que se hace un presupuesto.

Este pequeño artículo no pretende, está lejísimos de, explicar en detalle el tema de costos. Lo que sí pretende es que el lector tome nota de la importancia de controlar adecuadamente sus costos, llevar un buen registro y ser constante en ello. De esa información surgirán los indicadores clave para la toma de decisiones estratégica por parte de la dirección.

Los invitamos a tomar el curso que estamos promoviendo para Mayo 3 y 4 de 2018, denominado Costo y Precio. Es más que un curso teórico, un ejercicio de cómo llevar los costos, y como aplicarlos para desarrollar un Cost Break Down (Análisis de costos desglosado), herramienta básica para determinar el precio. Al final, el participante se llevará una plantilla en excel con un modelo para generar un CBD.

Hasta la próxima amigos.

 

 

¿Por qué emprender un negocio?

Saludos, mis estimados lectores. me da mucho gusto dirigirme a ustedes para presentar esta sección, que espero sea de todos y que se sientan motivados a opinar y debatir, Aquí no se trata de enseñar nada a nadie, sino de compartir ideas y vivencias, puntos de vista, historias de vida, aspectos todos de los cuales cada quien puede llevarse lo que le interese, o nada, pero entonces se habrá perdido la intención de este espacio,

Primero y antes que nada, permítanme presentarme para que conozcan un poco a su anfitrión, mi nombre es Juan Cisneros Romero, 63 años, con muchos de ellos recorridos en diversos campos de la industria tanto automotriz como eléctrica, en el IMSS (leyeron bien), y en la industria óptica, habiendo comenzado mis andanzas allá por 1970. Estudié Ingeniería Industrial en UPIICSA, cursé algunos diplomados en la UI y me he desempeñado como Gerente y Director de Operaciones en los últimos 30 años.

Casado tres veces con cinco hijos maravillosos y versátiles. Mi niña más pequeña tiene 8 años y a estas alturas vivo una vida activa, maravillosa, aunque a veces, cansada. El año pasado me pensioné y me preguntaba qué iba a hace con mi tiempo ocioso, y decidí aprovechar la experiencias de muchísimos años de trabajo y compartirla con quienes necesitan apoyo y a veces, guía para cumplir sus metas.

Y me he enfocado al sector más sufrido de la industria, las micro y pequeñas empresas, esas cuyos dueños viven correteando la papa peor que si trabajaran para alguien, sufriendo miles de angustias, ya sea para pagarla renta,  la nómina o a los proveedores, peleando a diario por un pedido o un contrato, con la incertidumbre que qué pasará mañana, pero siempre con el coraje y empeño de que tanto sufrimiento es pasajero y tarde o temprano verán recompensadas sus aflicciones.

Y leyendo todo lo anterior, a veces se preguntan si vale la pena todo eso. Es un hecho que hay formas más fáciles de ganar dinero. Todos conocemos o hemos oído de la persona que con 3ro de primaria, sin conocimientos especiales, se pone a vender carnitas o algo y se vuelve rico, por lo menos lo aparenta y vemos como sus negocios se expanden y traen unos camionetones que parecen limosinas de quinceañeras, ahora que está de moda pasear quinceañeras en kilométricos autos arreglados para tal fin.

Desde mi punto de vista, la respuesta es simple: El reto. En lo personal, yo podría poner un restaurante, a  lo mejor nada mas modesto que una fonda económica y vivir de eso,  lo haría feliz porque me gusta cocinar y dicen, que tengo buen sazón. ¿Porqué no lo hago si tanto me gusta? porque no le veo mucho reto en escoger las papas del día, preparar el menú, salir de compras a la central de abastos y matarme todo el día despachando comidas. Me dejará dinero de seguro, pero no me llenaría el alma profesionalmente hablando. Tendría necesidad de retos mayores, No digo que no habrá quien esto le complace, y que bueno, si no, donde comeríamos los que siempre andamos en la calle?

Iniciar un negocio es algo serio, y puede ser divertido, pero requiere de mucha preparación, objetivos claros de lo que queremos hacer y a donde queremos llegar. Requiere de capital, esa cosa que no siempre está disponible y casi nunca en la cantidad que se necesita. También necesitamos un plan de negocio, un qué, un porqué, un donde, un cuando y un para quien. Desgraciadamente, no siempre arrancamos con las respuestas a esto, arrancamos llenos de ilusión, de confianza, de enjundia, convencidos que vamos a conquistar el mundo y a veces lo logramos y otras veces hay que comenzar de nuevo.

En esta sección de blogs, realizaremos charlas sobre diferentes tópicos que pueden servir a todos aquellos que están iniciando un negocio o que ya lo tienen, ya sea bien estructurado o buscando estructurarlo mejor. Mi deseo es que lo que aquí se aporte, sea de beneficio para todos. el blog está abierto a quien quiera participar con colaboraciones que cumplan el objetivo de la sección. Sin embargo, las colaboraciones deberán primero ser revisadas por mi persona u otros asesores que me apoyan, antes que dichas colaboraciones sean publicadas. Si desea colaborar envía tus aportes al siguiente correo electrónico: jcr@prodsimple.com.

La sección de comentarios está abierta, úsenla y compartan para que todos ganemos.

Por último, haremos una publicación cada dos semanas.

Saludos a todos y bienvenidos a su casa.

Juan Cisneros